समस्तीपुर . जिले में जमीन समेत अन्य तरह के जरूरी दस्तावेज रिकॉर्ड रूम में सुरक्षित रखे जाते हैं. लेकिन आमतौर पर यह देखा जाता रहा है कि दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए उतनी गंभीरता नहीं बरती जाती है, जितना इस महत्वपूर्ण मामले में जरूरी है. लेकिन अब जिलास्तरीय अभिलेखागार की देखरेख के लिए अब सख्त नियम-कायदे तय किये गये हैं. यहां कार्य करने वाले अभिलेखपाल से लेकर अन्य सभी कर्मियों की जिम्मेदारी तय कर दी गई है, ताकि यहां रखे किसी दस्तावेज से कोई छेड़छाड़ नहीं हो सके. इन कार्यालयों में काम करने वाले कोई भी कर्मी या व्यक्ति किसी तरह की लेखन सामग्री मसलन कागज, कलम के अलावा मोबाइल फोन, कैमरा समेत ऐसे किसी तरह के इलेक्ट्रॉनिक यंत्र को अंदर लेकर नहीं जा सकते हैं. इससे संबंधित आदेश मद्य निषेध, उत्पाद एवं निबंधन विभाग के सहायक निबंधन महानिरीक्षक ने जिला अवर निबंधक या अवर निबंधक को भेजा है. सभी जिलों को सख्ती से इस दिशा-निर्देश का पालन करने के लिए कहा गया है. दस्तावेज से किसी तरह की छेड़छाड़ होती है, तो इसके लिए जिला अवर निबंधक व्यक्तिगत रूप से जवाबदेह होंगे. जमीन से जुड़ी किसी तरह की सर्टिफाइड कॉपी को निकालने से पहले इसे अभिलेखपाल के समक्ष तैयार किया जायेगा और मूल प्रति से इसका मिलान अभिलेखपाल करेंगे. सभी दस्तावेजों की देखरेख और जारी करने के लिए अलग-अलग रजिस्टर होंगे. इनमें दस्तावेज से जुड़े सभी रिकॉर्ड को दर्ज करना अनिवार्य होगा. रोजाना कार्यालय का कार्य समाप्त करने के बाद यहां से जारी होने वाले सभी दस्तावेजों की समुचित तरीके से जांच की जायेगी ताकि यह पता चल सके कि किसी पुराने या पहले से रखे मूल दस्तावेजों से छेड़छाड़ नहीं की गई है सभी अभिलेख कार्यालय में अंदर और बाहर सीसीटीवी कैमरे लगाए जायेंगे. यहां तैनात होने वाले अभिलेख पदाधिकारी की सक्सेशन सूची कार्यालय में रखी जायेगी. जिससे यह पता चल सके कि किसका कार्यकाल कितने समय तक रहेगा. ताकि यह पता चल सकेगा कि किसके कार्यकाल में गड़बड़ी हुई है. अभिलेखपाल यथा संभव अभिलेखागार के दरवाजे के नजदीक ही बैठेंगे, जिससे यहां करने वाले वाले सभी कर्मियों की गतिविधियों पर निरंतर निगरानी रखी जा सके. साथ ही अनाधिकृत व्यक्तियों के अभिलेखागार में प्रवेश पर रोक लग सके. अभिलेखागार से किसी दस्तावेज या अभिलेख की बाइंडिंग या रिबाइंडिंग कराने का काम अभिलेखपाल अपनी देखरेख में करेंगे.
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